Access 2007: Les Tables
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Sommaire
Quand vous créez une nouvelle base
de données en Access 2007, Ce logiciel vous présente directement une nouvelle
table avec un affichage feuille de donnée. Ainsi, vous pouvez directement
continuer la création de votre table en saisissant les données.
Il y aura
toujours une colonne ‘ajouter un nouveau champ’ pour vous permettre de
définir un nouveau champ.
Si vous créez
votre table de cette façon, Access affectera le type de chaque colonne en
fonction de la saisie que vous faites.
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Pour créer de nouvelles
tables en Access 2007, vous devez utiliser l’onglet « créer »,
plusieurs options s’offre à vous, elles sont en nombre de quatre :
Cette option sera utilisée pour créer des tables
en mode feuille de données, voir plus haut.
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Cette option sert à créer de nouvelles tables en
se basant sur un modèle déjà existant. Si vous voulez créer une table « employé »
par exemple, il serait préférable d’utiliser le modèle de la table contact
que de créer une table en commençant à zéro !
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Cette option créera une table ainsi que son lien
avec un serveur SharePoint, le serveur SharePoint est un nouveau programme
qui intègre la suite office de Microsoft.
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Le plus large bouton sert à créer une table en
mode création, c’est de loin le bouton le plus utilisé puisque il permet de
choisir les types de données à utiliser pour chaque champ. A signaler que
même si vous créez une table avec d’autres méthodes, vous pouvez toujours
revenir au mode création pour la
personnaliser.
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NB: On peut également
créer une table en important des fichiers de plusieurs types (Excel,
Word,…etc.), on verra ça dans le cours concernant l’importation et
l’exportation de données.
Lorsque vous
choisissez cette méthode pour créer votre table, l’écran en face se présente
à vous.
Remarquez en
bas le texte bleu qui change dynamiquement en fonction de la position du
curseur. Ce texte est d’une grande aide car vous indique ce que vous êtes
entrain de faire. Ce même texte vous invite à taper sur F1 pour accéder à l’aide
d’Access 2007.
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N.B : au cas où vous
utilisez un nom non valide pour un champ, Access affichera le message suivant
En fait, l’utilisation des caractères suivants ([,], !, un espace au début
du nom) n’est pas permise.
Après avoir
donné un nom au champ, vous serez amené à choisir son type de donnée, le type
que vous allez choisir dépend de la nature de votre champ en question.
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Voici la description de chaque type de donnée:
Type de données
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Description
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Texte
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Le champ texte contient des caractères
alphanumériques, sa taille maximale est de 255, il peut également contenir
des symboles y compris la ponctuation.
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Mémo
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Le champ mémo peut contenir n’importe quel
caractère alphanumérique, sa taille maximale est de 63 999 caractères,
il inclut également les symboles et la ponctuation.
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Numérique
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Ce champ limite la saisie aux chiffres, aux
signes (+ et -) ainsi que le symbole des décimales. Si vous saisissez autre
symbole, vous aurez le message suivant
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Date/Heure
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Ce champ vous permettra de saisir des dates et
des heures dans vos tables. Access les sauvegardera d’une manière similaire à
Excel, pour vous permettre d’effectuer des opérations telles que la
soustraction et l’addition.
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Monnaie
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Ce type de donnée, se termine toujours avec un
symbole monétaire £,$, ou Euro, mais on peut le personnaliser.
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NuméroAuto
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Ce type de donnée est réservé à la clé primaire,
car il crée un numéro unique pour chaque enregistrement.
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Oui/Non
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Ce type est dit binaire car il permet uniquement
deux valeurs, Vrai/Faux.
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Objet
OLE
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OLE est un acronyme pour Object Linked or
Imbedded (Objet lié ou intégré !), On l’utilise lorsqu’on veut intégrer
un objet à un enregistrement.
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Lien
Hypertexte
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Ce type est utilisé pour les sites web ou encore
les e-mails.
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Pièce
Jointe
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Ce type est une nouveauté dans Access 2007, il
vous permet tout comme OLE d’intégrer un fichier à vos enregistrements mais
offre une meilleure gestion en terme d’espace disque. On peut également avec
ce type, joindre plus d’un fichier à chaque enregistrement.
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Assistant
liste de choix
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Ce type est d’une grande utilité lorsqu’on veut
restreindre la saisie à des valeurs connues d’avance, on pourra l’utiliser
pour les catégories d’employés par exemple.
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Chaque type de
données possède des propriétés différentes qui vont apparaitre en bas de
l’écran. Access nous offre des détails
sur chaque propriété, à titre d’exemple, la figure sous-jacente présente les
propriétés d’un champ texte. Notez le détail inscrit à droite de l’écran.
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L e tableau suivant, résume les différentes propriétés en
fonction du type de données choisi, notez que quelques propriétés sont répétée
du fait que leurs valeurs dépendent du type de données:
Propriété
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S’applique à
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Explication
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Taille
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Texte, Mémo
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C’est la taille de
votre champ, exprimée en nombre de caractères
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Taille
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Numérique, NuméroAuto
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Dans ce cas, la taille
est exprimé en terme d’octets : Octet->1 Octet ; Entier->2
Octets ; Entier long-> 4 Octets, etc. La plage de données augmente en
augmentant la taille.
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Nouvelles valeurs
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NuméroAuto
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Les options
disponibles sont 1. Incrément : qui indique que la valeur à affecter au nouvel
enregistrement est obtenue en incrémentant l’ancienne valeur de 1. 2.
Aléatoire : qui indique que la valeur sera prise aléatoirement dans la
plage de valeurs possibles.
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Format
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Texte, Mémo, Lien Hypertexte
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Le format est laissé à
vide, mais on peut créer des formats personnalisés en utilisant les caractères suivants @ : donnée
requise, & : donnée non requise.
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Format
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Monnaie, Date/Heure, Numérique
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Pour ce type de
données, Access offre déjà des formats pré-établis, on se contentera de les
utiliser pour le moment.
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Format
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Oui/Non
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Par défaut, Access
visualise ce champ par une case à cocher, mais on peut définir un format
personnalisé en suivant la syntaxe suivante : ;valeur si
vrai ; valeur si faux.
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Masque de saisie
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Texte, Date/heure
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Cette propriété
indique la manière dont l’utilisateur doit saisir la donnée, Il y a déjà des
masques préconstruits mais si vous voulez définir vos propres masques,
utilisez les caractères suivants :
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Caractère
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Utilisation
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||
0
|
Chiffre. Vous devez
entrer un seul chiffre à cette position.
|
||
9
|
Chiffre. Les chiffres
uniques sont facultatifs à cette position.
|
||
#
|
Entrez un chiffre, un
espace ou un signe plus ou moins à cette position. Si vous n'entrez pas de
valeur à cette position, Access insère un espace vide.
|
||
L
|
Lettre. Vous devez
entrer une seule lettre à cette position.
|
||
?
|
Lettre. Les lettres
uniques sont facultatives à cette position.
|
||
A
|
Lettre ou chiffre.
Vous devez entrer une lettre ou un chiffre à cette position.
|
||
A
|
Lettre ou chiffre. Les
lettres ou les chiffres uniques sont facultatifs à cette position.
|
||
&
|
N'importe quel
caractère ou espace. Vous devez entrer un caractère ou un espace à cette
position.
|
||
C
|
N'importe quel
caractère ou espace. Les caractères ou les espaces sont facultatifs à cette
position.
|
||
/
|
séparateur de date
|
||
>
|
Tous les caractères
qui suivent sont affichés en majuscules.
|
||
<
|
Tous les caractères
qui suivent sont affichés en minuscules.
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||
\
|
Force Access à
afficher le caractère qui suit. Ceci équivaut à placer un caractère entre des
guillemets doubles.
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||
Mot de passe
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En mode Création pour
les tables ou les formulaires, la définition de la propriété Masque de saisie
sur la valeur Mot de passe crée une zone d'entrée de mot de passe. Lorsque
les utilisateurs entrent un mot de passe dans cette zone, Access stocke les
caractères mais affiche des astérisques (*).
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||
Propriété
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S’applique à
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Explication
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Légende
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Tous les types de données
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Les légendes
remplacent les noms des champs et sont utilisées comme libellé dans les
formes et les états.
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Valeur par défaut
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Tous les types sauf NuméroAuto, OLE et Pièces
jointes
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Cette propriété indique
la valeur qui sera affecté au champ dès la création d’un nouvel
enregistrement. Si par exemple vous avez un champ pour spécifier le type de paiement et que dans la majorité
des cas les paiements sont effectués en espèce, pensez à définir « espèce » comme valeur par défaut
de la propriété Type Paiement. Ceci vous épargnera la saisie !
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Valide si
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Tous les types sauf NuméroAuto, OLE et Pièces
jointes
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Cette propriété limite
les valeurs possibles que l’on peut assigner au champ et ce en utilisant le
générateur d’expression. A titre d’exemple, la note doit être supérieure à
zéro et inférieure à vingt. (>0 et
<20).
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Message si erreur
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Tous les types sauf NuméroAuto, OLE et Pièces
jointes
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C’est un message de
255 caractères au plus que le système affichera au cas où la donnée saisie ne
respecte pas la règle de validation. Ainsi et si on considère l’exemple
précédent, on écrira : « Saisissez une note comprise entre zéro et
vingt ! ».
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Null intérdit
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Tous les types sauf NuméroAuto, et Pièces
jointes
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Cette propriété
indique si la donnée est requise ou pas. Au cas où elle vaut ‘Oui’, Access ne
sauvegardera aucun nouvel enregistrement sans que la donnée du champ
correspondant ne soit communiquée (saisie).
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Chaîne vide autorisée
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Texte, Mémo et Hypertexte
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Cette propriété est
semblable à la précédente. L’unique différence est qu’elle ne permettra pas de
saisir des espaces uniquement comme valeur.
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Indexé
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Tous les types sauf OLE et Pièces jointes
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Le rôle de l’index est
d’accélérer la recherche des enregistrements. Ceci est très utile lorsqu’il
s’agit de bases de données considérables. Le fonctionnement est très
similaire à celui des index que vous trouver à la fin des livres et des
manuels.
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Compression Unicode
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Texte, Mémo, et hypertexte
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Il faut savoir que
contrairement à l’ASCII qui utilise un octet pour codifier l’information,
l’Unicode lui en utilise deux octets. Or même si l’on écrit avec une langue
telle que le Français, la majorité des caractères sont identiques à ceux
définies par la norme ASCII, exception faite des caractères tels que à,â,
é,..etc. Si vous assignez la valeur oui à cette propriété, seuls les
caractères dernièrement mentionnés prendront deux octets d’espace.
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Mode IME
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Texte, Mémo, Date/heure, hypertexte
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IME est l’acronyme d’Input
Method Editing, cette propriété est utilisée pour éditer des langues telles
que le Chinois, le Japonais et le Coréen.
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Mode de formulation IME
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Texte, Mémo, Date/heure, hypertexte
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Comme pour la
propriété précédente, cette option est utilisée pour éditer en Chinois,
Japonais et Coréen.
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Balise active
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Texte, mémo, numérique, date/heure, monnaie,
hypertexte
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Les balises actives
ont été introduites pour gagner du temps dans des opérations quotidiennes. A
titre d’exemple : si vous activez la balise nom, alors, dès que vous
saisissez le nom d’une personne, vous pouvez lui envoyer un message ou
l’inviter à une réunion.
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Comme nous l’avons déjà dit, les règles de validation limitent les valeurs
possibles qu’un champ peut accepter. N’importe quelle expression valide peut
être définie comme règle. En voici quelques opérateurs que l’on peut
utiliser :
Opérateur
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Sens
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Exemple 1
|
Exemple 2
|
<
|
Inférieur à
|
<25
|
<12/01/1981
|
>
|
Supérieur à
|
>27
|
> Maintenant ( ) ;
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<>
|
Différent de
|
<> 0
|
<> ‘Lundi’
|
=
|
Egal à
|
= 36
|
= Maintenant ( )
|
Et
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(A et B) vrai si et seulement si A est vrai et B
est vrai, utilisez cette opérateur pour définir des combinaisons de règles
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> 12 et <23
|
> 12/01/1987 et <12/01/1988
|
Ou
|
(A ou B) est vrai si au moins l’une des deux
propositions est vraie
|
> 12
ou < 25
|
= ‘ M’ ou = ‘F’
|
Comme
|
On utilisera cet opérateur pour des valeurs non
exactes :
Utilisez ? pour représenter un seul
caractère
Utilisez * pour représenter plusieurs
|
Comme « A ??»
Valeur de trois caractères commençant par A
|
Comme « A*»
Valeur commençant par A
|
Pas
|
C’est la négation d’une proposition logique
|
Pas >25 : c.à.d. <=25
|
Pas comme (P*) : n’importe quelle chaîne de
caractères ne commençants pas par ‘P’
|
Remarque :
On reviendra une fois de plus sur le générateur
d’expression lorsqu’on va aborder les requêtes.
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